Votre client/partenaire a fait appel à la plateforme Batis (Solution du groupe Once For All) pour la gestion administrative et contractuelle de son projet, et vous êtes sollicité pour signer un document électroniquement.
La signature électronique est supportée par notre partenaire Docaposte, filiale du groupe La Poste, et tiers de confiance (équivalent à Yousign, Docusign, ...).
Nous allons vous expliquer pas à pas comment consulter les documents, y compris les annexes, et comment signer électroniquement. A préciser que ces explications peuvent s'appliquer à la signature d'un contrat, d'un avenant, ou encore d'un agrément, le principe est identique. C'est parti !
Comment accéder à la plateforme Docaposte pour visualiser et signer les documents ?
A la réception de l'email ci-dessous, envoyé depuis l'adresse email [email protected], cliquer sur Signer ou refuser (1) :
Vous êtes alors redirigé vers Docaposte. Prenez connaissance des quelques explications, puis cliquer sur Commencer (2) :
Comment visualiser les différents documents ?
La barre horizontale située en haut de l'écran vous permet de prendre connaissance des différents documents qui composent "l'enveloppe numérique".
Pour afficher la liste des documents et visualiser un document en particulier, cliquer sur la flèche (3) située en haut à droite , puis cliquer sur le document à consulter.
Dans cet exemple, 3 documents sont disponibles :
DEMO_CONTRAT
DEMO_ANNEXE1
DEMO_ANNEXE2
Que faire si vous n'êtes pas d'accord avec l'un de ces documents ?
Dans le cas où vous ne seriez pas d'accord avec l'un de ces documents, vous pouvez cliquer le bouton "Refuser la signature" en précisant le motif de votre refus. Vous pouvez en parallèle contacter votre interlocuteur. Un nouveau lien sera envoyé.
Comment signer électroniquement ?
Après avoir consulté les différents documents, cliquer sur le bouton Commencer la signature (4) situé en bas de l'écran :
Prenez connaissance du récapitulatif, cocher Je confirme m'engager sur les documents suivants (5)
Puis cliquer sur Continuer (6)
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En fonction du paramétrage, il peut vous être demandé de saisir un code de vérification pour confirmer votre identité :
Ce code est envoyé depuis l'adresse [email protected]
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Dernière étape. Vous allez maintenant être invité à signer "l'enveloppe numérique"
Méthode 1 : Dessin (7)
Méthode 2 : Texte (Prénom NOM) (7)
Pour terminer, cliquer sur le bouton ci-dessus Signer (8)
Félicitations !
Vous aurez alors la possibilité de télécharger les documents, non finalisés à ce stade. En effet, les documents doivent être signés par l'ensemble des parties.
Comment télécharger le dossier finalisé (signé par l'ensemble des intervenants) ?
Lorsque le document sera finalisé, c'est à dire signé par toutes les parties, alors vous recevrez un nouvel email de la part de Batis, pour vous inviter cette fois à télécharger les documents signés afin de pouvoir les conserver sur votre ordinateur ou votre serveur interne.
IMPORTANT : LE LIEN VA EXPIRER AU BOUT DE 30 JOURS. Nous vous conseillons donc vivement de télécharger vos documents signés, sans attendre.
Pour cela, cliquer sur Télécharger les documents
Puis de nouveau sur Télécharger
Voilà, la signature électronique n'a maintenant plus de secret pour vous.