Cas d’usage : dans votre organisation, certains utilisateurs doivent avoir accès à toutes les opérations (directeurs, assistantes et comptables) et d'autres utilisateurs à seulement une partie des opérations (conducteurs de travaux).
Vous allez donc créer des groupes et y ajouter des utilisateurs. Ces utilisateurs n'auront accès qu'aux opérations de leur(s) groupe(s).
Qui peut modifier l'accès aux groupes ?
Nous permettons aux personnes de votre choix de modifier les groupes (auxquels sont associés des opérations) et d'ajouter des utilisateurs.
Ci-après un article sur la gestion des utilisateurs : Ajouter ou supprimer des utilisateurs
Créer un groupe et lui associer une opération
Accéder aux groupes
Pour accéder aux groupes :
cliquez sur vos initiales (en haut à droite)
sélectionnez Compte
dans le menu de gauche, sélectionnez Utilisateurs et groupes
Créer un nouveau groupe
Il existe déjà un groupe parent " Siège " (tout en haut) dans votre espace. Les membres de ce groupe ont accès à tous les sous-groupes.
Pour créer un nouveau groupe :
sur la page Utilisateurs et groupes, dans la partie Groupes, cliquez sur le " + "
associez le sous-groupe au groupe parent Siège, ou à un autre sous-groupe, et donnez-lui un nom.
associez une entité juridique à ce groupe. C'est l'adresse de cette entité juridique qui sera reprise dans vos contrats, agréments...
ajoutez des utilisateurs au groupe
Associer une opération à un groupe
Lors de la création d'une nouvelle opération, le logiciel vous demande à quel groupe vous souhaitez l'associer. Il suffit de sélectionner le nom du groupe.
Remarques :
Tous les utilisateurs liés à ce groupe auront accès à la nouvelle opération
Une opération ne peut être associée qu'à un seul groupe
Si vous avez associé l'opération au mauvais groupe, contactez le support à l'adresse [email protected]
Ajouter ou supprimer un utilisateur d’un groupe
Pour ajouter ou supprimer un utilisateur d'un groupe, rendez-vous sur Utilisateurs et groupes, puis :
dans la rubrique Groupes, sur la ligne du groupe, cliquez sur les " … "
sélectionnez Modifier le groupe
recherchez l'utilisateur dans la liste et cochez (pour l’ajouter) ou décochez pour (le supprimer) du groupe
Remarques :
Si l’utilisateur est dans le groupe parent, alors il a déjà accès aux opérations du sous-groupe.
Vous ne pourrez pas supprimer un utilisateur d’un groupe s’il est signataire ou valideur d’un document ou de plusieurs documents en cours de signature ou de validation. Dans ce cas, nous vous conseillons de contacter le support ([email protected]).
Donner accès à une ou plusieurs opérations seulement
Vous n’êtes pas obligé de mettre tous les utilisateurs dans des groupes. Vous pouvez leur donner accès à une ou quelques opérations indépendamment des groupes.
Vous pouvez aussi ajouter un utilisateur à un ou plusieurs groupes et lui associer des opérations supplémentaires.
Pour donner ponctuellement accès à un ou plusieurs opérations à un utilisateur :
Rendez-vous sur Utilisateurs et groupes, puis :
dans la rubrique Utilisateurs, sur la ligne de l’utilisateur, cliquez sur les " … "
sélectionnez Editer
dans Opérations spécifiques affectées, sélectionner les opérations
Créer une nouvelle entité juridique
Entité juridique : chaque sous-groupe doit être associé à une entité juridique (une seulement). Une entité juridique correspond à un KBIS.
Pour créer une nouvelle entité juridique :
cliquez sur vos initiales (en haut à droite)
sélectionnez Compte
dans le menu de gauche, sélectionnez Entités juridiques
cliquez sur le " + "
