Gestion des absences
Vous pouvez déléguez vos actions sur BATIS durant vos congés ou absences et confier vos signatures et vos validations à un utilisateur de votre team.
Comment activer le "mode absence" ?
Si vous partez en congés, vous avez la possibilité de déléguer vos actions de signature et de validation à un utilisateur de votre team.
Pour accéder à l'onglet "Absences" : cliquez sur vos initiales en haut à droite puis rendez-vous au niveau du Compte de l'utilisateur puis sélectionnez "Absences".
A quoi sert le "mode absence" ?
Cette fonctionnalité vous permet de :
1- déléguer toutes les validations actives et à venir de vos documents, au collaborateur choisi. Les mails seront directement envoyés au remplaçant.
La personne initiale et le ou la remplaçant(e) peuvent tous les deux valider le document mais c'est la personne remplaçante qui sera sollicitée par email pour pouvoir valider.
2- déléguer les prochaines signatures de document, au collaborateur choisi. Attention, seules les prochaines signatures lancées seront prises en compte et pré remplies avec le remplaçant.
Ainsi, lorsque vous déléguerez votre signature à un collaborateur sur des documents en cours de signature, une notification sera envoyée au Support de BATIS afin que BATIS puisse modifier manuellement les signataires
Lors de la délégation de signature, la personne que vous désignez en signataire doit avoir, au minimum, le même engagement de montant que vous sur la plateforme. Vous ne pourrez donc pas déléguer votre signature à un utilisateur qui un montant de signature inférieur à vous.
Les personnes listées dans le menu déroulant, seront :
les utilisateurs qui ont au moins le même niveau de groupe que vous.
les utilisateurs qui ne sont pas déjà absents.
Si vous gérez d'autres utilisateurs
Si vous êtes Administrateur et que vous pouvez "modifier les utilisateurs",
vous pourrez gérer les absences de vos collègues.
Pour vérifier que vous avez le droit activé sur votre profil,
allez dans votre profil "Utilisateur
et assurez -vous que la case "Peut modifier les utilisateurs" est bien cochée.
Puis, vous pourrez vous rendre dans la section "Utilisateurs"
en cliquant sur vos initiales en haut, à droite de votre espace.
Cliquez sur "Compte".
Sélectionnez l'utilisateur absent.
Puis déléguez ses validations et/ou signatures à un autre utilisateur
Les alertes
Un bandeau s'affiche en permanence pour vous signaler :
que le mode "Absences" est activé sur votre profil.
lorsque le circuit de validation et/ou de signature est modifié.
Vous pourrez revenir dessus à votre retour de congés, en cliquant sur "Gérer vos absences".
A noter : Vous pouvez voir quand les personnes sont absentes et par qui elles sont remplacées.
Pour se faire, rendez-vous dans la configuration des opérations.
Cliquez sur l'onglet "Présentation" puis sur "Modifier" :
Au niveau des "Informations"
Rendez-vous sur le document souhaité.
Puis dans l'encart de la "Signature Electronique".
Comment désactiver le "mode absence" ?
Lors de votre retour au bureau, cliquez ensuite sur "Gérer vos absences" sur le bandeau :
Vous pouvez alors supprimer le ou les utilisateurs (la personne absente) dans le menu déroulant en cliquant sur la petite croix à droite, à côté du nom de l'utilisateur.
Le "mode absence "est-il bien désactivé ?
Quand le mode "Absences "est activé ou désactivé, un mail est envoyé aux personnes concernées.
Si vous n'êtes plus le remplaçant, vous recevrez un mail qui vous avertira que vous n'êtes plus le remplaçant.